Orang-orang yang bekerja sebagai asisten administrasi bertanggung jawab untuk mendukung berfungsinya tugas administrasi harian perusahaan atau area yang sama. Tujuannya adalah untuk mencapai tingkat efisiensi dan produktivitas yang diinginkan, sehingga kegiatan sehari-hari berjalan dengan lancar.
Tugas dan Tanggung Jawab Asisten Administrasi
Ada berbagai jenis posisi sebagai asisten administrasi, tergantung pada jenis perusahaan yang bersangkutan, ukuran dan kebutuhannya. Namun, sebagian besar memiliki misi dan jenis tanggung jawab yang sama.
Jika Anda pikir Anda dapat memulai karir atau berkembang sebagai asisten atau asisten administrasi, mempelajari tentang tanggung jawab yang akan Anda miliki dapat memberi Anda petunjuk tentang cara mempersiapkan diri untuk posisi ini.
Beberapa tanggung jawab yang ditentukan dalam deskripsi pekerjaan asisten administrasi adalah:
- Kelola agenda staf eksekutif
- Mencatat data dan pertahankan akun
- Memelihara peralatan dan inventaris kantor
- Melakukan kegiatan front office , seperti menerima dan melayani pelanggan baik secara langsung maupun melalui telepon
- Jadwalkan janji temu dan rapat
- Mengatur acara dan jadwal
- Memberikan informasi melalui telepon, surat pos dan email
- Pastikan catatan pelanggan atau kontak penting selalu diperbarui
- Sambut dan daftarkan pengunjung dan pandu mereka ke tempat atau orang yang tepat
- Menjalankan fungsi kantor
- Buat catatan rinci tentang rapat
- Mengkoordinasikan pesan internal dan eksternal perusahaan
- Melakukan fungsi lain sesuai kebutuhan
Pentingnya Jabatan Asisten Administrasi
Posisi ini adalah bagian penting bagi perusahaan mana pun. Setiap hari ada tugas-tugas kecil dan detail-detail kecil yang harus diperhatikan, diatur, diarsipkan, dan diperhitungkan, dan itu bersama-sama menyiratkan administrasi umum kantor atau tempat kerja. Tidak semua orang memiliki kapasitas, pelatihan dan pengetahuan untuk melaksanakan tugas-tugas ini setiap hari secara terorganisir, efektif dan efisien.
Untuk itu, perusahaan harus hati-hati memilih personel yang akan menempati posisi asisten atau asisten administrasi. Oleh karena itu, mempersiapkan dengan cara terbaik untuk memikul tanggung jawab ini, singkatnya, merupakan kesuksesan besar bagi siapa saja yang ingin berkembang seperti itu.
Keterampilan Asisten Administrasi
Untuk menjadi asisten administrasi yang sukses, diharapkan memiliki atau bersedia mengembangkan serangkaian kualifikasi dan soft skill , seperti:
Hard Skill
Berikut kami sebutkan beberapa hard skill atau teknik yang bisa Anda kembangkan:
- Pengetahuan menengah tentang administrasi dan akuntansi
- Pengetahuan lanjutan tentang pengemasan kantor, terutama Excel
- Manajemen peralatan kantor (fotokopi, kasir, antara lain)
- Kemampuan untuk menyusun dokumen dari beberapa kompleksitas
- Manajemen mesin kasir atau terminal kartu bank
Soft Skill
Sebagai asisten administrasi, penting untuk memiliki keterampilan lunak atau intrapersonal berikut:
- Keterampilan organisasi dan perencanaan
- Tingkat presisi tinggi dan perhatian terhadap detail
- Keterampilan komunikasi verbal dan tertulis
- kebijaksanaan
- Kemampuan interpesonal
- Dukungan Pelanggan
- Orientasi pada hasil
- Kerja tim
Sebagai asisten administrasi, ada satu keuntungan besar: bidang pekerjaannya sangat luas. Baik sektor publik maupun swasta, perusahaan besar , menengah dan kecil terus mencari personel khusus yang dapat memberikan dukungan administratif.
Semakin banyak pengetahuan dan pengalaman yang Anda miliki, semakin baik Anda dapat mengembangkan pekerjaan Anda dan semakin besar peluang untuk menemukan pekerjaan dengan karakteristik yang Anda cari.
Penutup
Singkatnya, profil ideal sebagai asisten administrasi adalah menjadi orang yang terorganisir, dengan keterampilan interpersonal dan pengetahuan administrasi yang sangat baik.
Banyak perusahaan lebih suka asisten eksekutif mereka memiliki pengalaman kerja beberapa tahun atau memiliki lebih banyak pengetahuan sebelum dipekerjakan. Asisten eksekutif yang bekerja di tingkat manajemen perusahaan multinasional mungkin diharuskan memiliki gelar yang lebih tinggi, pengalaman kerja beberapa tahun, dan penguasaan bahasa Inggris yang baik. Namun, hal yang paling penting untuk posisi apa pun adalah selalu menunjukkan antusiasme dan keinginan untuk belajar dan berkontribusi agar tim dan perusahaan berfungsi dengan baik.
